Muchas empresas y autónomos necesitan espacios para trabajar cómodamente y, por eso, eligen oficinas privadas con todos los recursos necesarios. Si tú también tienes una empresa y buscas un espacio adecuado para realizar tus funciones laborales, debes seguir leyendo. Si estás emprendiendo, hoy te explicamos algunas claves para elegir tu oficina perfecta. Es tan importante que puedas desarrollar tus funciones laborales en un espacio que sea lo más agradable y práctico posible. Desde Wikipedia explican que «una oficina es un salón destinado al trabajo. Existen muchas formas de distribuir el espacio de un local según la función».
Al iniciar el proceso de selección de una oficina privada, es aconsejable considerar algunos consejos que influyen en la decisión. Elegir la oficina ideal no depende únicamente de encontrar un espacio adecuado, sino de evaluar aspectos como la ubicación, el tamaño de la oficina y el tipo de espacio disponible. Es fundamental contemplar estos factores para saber si la oficina se ajusta a las necesidades específicas de tu empresa. Además, estos elementos influyen directamente en el rendimiento y la imagen de tu negocio.
En este artículo te explicamos los mejores consejos para elegir una oficina privada perfecta y todos los beneficios que ofrece. Es importante conocer algunas claves para que tu misión de elegir oficina finalice con éxito. Esperamos que te puedan servir de inspiración para encontrar el espacio de trabajo perfecto.
Tips para elegir una oficina perfecta
Es importante elegir una oficina privada perfecta, pero esta elección supone un reto. Elegir la oficina o el despacho adecuado para las necesidades de una empresa o autónomo, puede convertirse en una tarea compleja, ya que hay que considerar algunos aspectos claves. Por ello, los expertos en oficinas privadas y espacios de coworking de la empresa Mitre Workspace nos explican que, si quieres trabajar en una oficina privada y acertar con la elección, debes valorar diversos factores.
Espacio
Para escoger un espacio adecuado, debes conocer el número de metros cuadrados que tu empresa va a necesitar. Es importante optar por una oficina amplia para que los puestos de trabajo estén bien delimitados. Lo ideal es que haya despachos privados donde se puedan realizar llamadas y áreas de descanso. Analiza las particularidades de tu empresa para determinar qué tipo de oficina encaja mejor con las necesidades de tu negocio. Primero, debes considerar si quieres realizar las actividades en una oficina en edificio exclusivo, o en una oficina en edificio mixto.
Definir esto desde el inicio te permitirá elegir una oficina idónea para tu negocio y descartar opciones poco viables.
Ubicación
La ubicación es otro factor que debes valorar para elegir la oficina perfecta, ya que este factor puede tener un impacto significativo, especialmente en la experiencia de tus empleados, la accesibilidad para tus clientes y la logística con tus proveedores. Es importante que selecciones el entorno que más beneficia a tu empresa, por lo que debes elegir una oficina en el centro de la ciudad o en las afueras. Aunque cada vez más empresarios apuestan por las oficinas que están ubicadas en los parques empresariales.
Antes de elegir la localización del espacio de trabajo, debes considerar algunos factores clave: si hay servicios disponibles cerca (restaurantes, bancos, supermercados, etc), proximidad a otras zonas de negocio, accesibilidad en transporte público o carretera, proximidad a otras oficinas privadas, etc. Una buena ubicación será clave para tu negocio, ya que puede tener un impacto positivo en la accesibilidad de tus clientes.
Buenas conexiones
Es fundamental que el entorno donde se establezca tu empresa tenga buenas conexiones de transporte público con las arterias principales de la ciudad. Esto te permite desplazarte sin la necesidad de coger el coche o buscar aparcamiento. Muchos trabajadores prefieren ir a la oficina en autobús, ya que a ciertas horas es complicado encontrar aparcamiento cerca de la oficina. Si tú también prefieres ir al centro de trabajo en autobús, debes valorar las buenas conexiones de transporte público.
Estado del espacio
Antes de elegir la oficina, debes valorar la calidad del mueble y el estado del espacio que se va a destinar a las oficinas y despachos. Es importante considerar si el despacho ofrece una buena climatización, especialmente si vas a realizar tus funciones en los meses de verano. Esto te permite realizar tus funciones laborables con comodidad, ya que si en el despacho hace demasiado calor, puede provocar tensión e incluso agobios.
También debes valorar la calidad de los materiales y del mobiliario, porque lo ideal es trabajar en un sitio sin roturas o grietas. Las roturas en las paredes o techos, pueden provocar desprendimientos y accidentes laborales. Es muy importante trabajar en un entorno con control de accesos y una buena seguridad, para garantizar la tranquilidad de tus empleados y el correcto funcionamiento de las funciones diarias.
Acceso a otros servicios
A medida que avanza la jornada de trabajo van surgiendo imprevistos, por lo que es fundamental cubrir una serie de necesidades como el servicio de reprografía o el servicio de recogida de correspondencia. Antes de elegir la oficina privada, es importante valorar todos estos aspectos.
Espacio suficiente
Es aconsejable conocer las medidas de la oficina, ya que lo ideal es que ofrezca espacio suficiente para celebrar eventos empresariales. También es aconsejable que puedas reunirte con clientes o socios para tratar asuntos del negocio, o crear nuevos proyectos.
Gastos añadidos
Es aconsejable valorar los gastos que no necesariamente vienen recogidos en el contrato, como puede ser el mantenimiento y limpieza de la oficina. Es importante que trabajes en un espacio limpio y ordenado, para aumentar la productividad y evitar el estrés. Debes saber que además del alquiler mensual, debes considerar los siguientes gastos adicionales: limpieza y mantenimiento, seguro, suministros (electricidad, agua, gas), gastos de comunidad, impuestos y otros gastos administrativos. Antes de elegir la oficina, debes considerar cuánto estás dispuesto a invertir en este espacio de trabajo.
Disponibilidad de acceso
Es importante valorar la disponibilidad de acceso a la oficina 24 horas, los 365 días del año. Esto te permite trabajar cuando tú quieras y sin restricciones.
Contrato flexible
Es importante que la empresa que alquila la oficina te ofrezca un contrato flexible para evitar conflictos. Además, la flexibilidad contractual te permite actuar en caso de imprevistos.
Conocer a quien gestiona la oficina
Debes conocer personalmente a quien gestiona el espacio de trabajo para tener una comunicación fluida. Lo ideal es que te proporcione sus datos de contacto, como el teléfono o correo electrónico. Es fundamental saber quién dirige este espacio de trabajo para que le preguntes tus dudas o por si surge algún inconveniente.
Evaluar las características del espacio
Cada oficina presenta características únicas, por lo que debes comprobar los servicios disponibles antes de tomar una decisión. Es aconsejable que el espacio de trabajo ofrezca elementos como salas de reuniones, zonas comunes, guardería o gimnasio. Estos servicios pueden aportar un valor añadido importante y contribuyen a la productividad del negocio.
Aparcamiento en el edificio
Antes de elegir el espacio de trabajo, debes valorar si el edificio cuenta con aparcamiento, ya que este servicio te ofrece comodidad y ahorro en gasolina, especialmente si el edificio se encuentra en el centro o en una calle con muchos negocios.
Valorar las certificaciones del edificio
Si quieres ahorrar en costes operativos a largo plazo, debes valorar las certificaciones del edificio. Es importante que cuente con certificaciones como BREEAM, LEED o WELL, ya que son indicadores de que el edificio cumple con altos estándares de eficiencia energética y bienestar. Estos sellos pueden mejorar la imagen de tu empresa, ya que con ellos puedes transmitir que apuestas por la sostenibilidad.
Nuevas tecnologías
Es aconsejable que la oficina proporcione las últimas tecnologías para aumentar la productividad del negocio. El uso de la tecnología en estos centros es importante, especialmente si la empresa dispone de empleados que teletrabajan desde otras ciudades. Para que tu empresa pueda contactar con todo el equipo, debes tener a tu disposición un software. Lo ideal es que la oficina proporcione impresoras 3D, proyectores FHD, portátiles, teléfonos, etc.
¿Cuáles son los beneficios de la oficina privada?
Los beneficios que ofrecen las oficinas privadas a los emprendedores son los siguientes:
–Distintos perfiles: en estas oficinas pueden trabajar distintos perfiles, ya que disponen de despachos pequeños para jóvenes emprendedores, y espacios corporativos más grandes para empresas que necesitan reunirse con clientes.
–Distintas ubicaciones: las oficinas privadas se encuentran en el centro de la ciudad, pero también en los parques comerciales. Esto permite que la empresa elija el sitio más idóneo para desarrollar sus actividades laborales.
-Rentables: la mayoría de las oficinas privadas ofrecen precios muy competitivos, por lo que merece la pena invertir en estos espacios de trabajo.
–Servicios adicionales: la oficina privada ofrece los servicios básicos para que las empresas puedan realizar sus funciones cómodamente. Este espacio de trabajo ofrece material de oficina, ordenadores, impresoras, WiFi y mobiliario.
Al iniciar el proceso de selección de una oficina, es importante considerar los factores como la ubicación, el tamaño de la oficina y el tipo de espacio disponible. Además, ya sabes que estos espacios de trabajo ofrecen muchas ventajas y, por eso, los emprendedores siguen apostando por las oficinas privadas en el centro de la ciudad.
